Делопроизводитель, секретарь

1. Работа с приемо-сдаточной документацией по объектам строительства, капитального ремонта и технического перевооружения (исполнялась в должности инженера):
1.1. формирование приемо-сдаточной документации (с момента получения утвержденного перечня);
1.2. комплектация разрешительной документации;
1.3. взаимодействие с заказчиком и независимым техническим надзором по вопросам общих требований к оформлению и срокам предъявления исполнительной документации;
1.4. выезд на объект;
1.5. составление актов входного контроля, актов освидетельствования скрытых работ (есть образцы оформления актов, журналов, перечней и реестров, включая полный реестр приемо-сдаточной документации);
1.6. заполнение соответствующих журналов (в том числе общего журнала работ);
1.7. самостоятельная разработка и ведение табличных баз данных по используемым материалам и оборудованию, по видам работ (с указанием объемов, дат, сроков) для отслеживания фактического выполнения работ и их своевременного документального подтверждения (имеются собственные, проверенные в деле, разработки сверочных таблиц (Excel) и алгоритмов ведения и контроля приемо-сдаточной документации);
1.8. сверка данных в различных документах (соответствие наименований, дат, сроков, объемов, наличие подписей и печатей и т.п.);
1.9. анализ состояния исполнительной документации;
1.10. проверка оформления отдельных документов, приведение их в соответствие с регламентированными требованиями;
1.11. корректировка, дооформление исполнительной документации при необходимости;
1.12. комплектация готовых документов в тома (в соответствии с утвержденным перечнем);
1.13. подготовка приемо-сдаточной документации к сдаче на объект и в архив.

2. Ведение делопроизводства (выполнялось в должности инженера):
2.1. издание приказов и распоряжений от отдела;
2.2. ознакомление с распорядительной документацией сотрудников под роспись;
2.3. разработка номенклатуры дел;
2.4. организация места хранения документов;
2.5. систематическое распределение и хранение разных видов документов;
2.6. ведение внутренних перечней документации отдела;
2.7. составление писем, отслеживание переписки по направлению деятельности;
2.8. введение приказами новых регламентов, дополнений и изменений к ним, публикация текстов регламентов на сервере филиала;
2.9. протоколирование совещаний руководства по направлению работы отдела;
2.10. взаимодействие с другими отделами компании и цехами;
2.11. подготовка документации к сдаче на объект и в архив;

3. Функциональная поддержка отдела/офиса (осуществлялась в должности инженера):
3.1. заказ канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники;
3.2. заказ воды;
3.3. оформление заявок на автотранспорт для руководства и сотрудников;
3.4. бронирование номеров в гостиницах;
3.5. поддержание порядка;
3.6. телефонные переговоры, отправление и прием факсимильных сообщений.

4. Дополнительные поручения:
4.1. составление графика отпусков сотрудников;
4.2. контроль своевременности проведения технического обслуживания вентиляционных систем;
4.3. выписка и получение периодических изданий;
4.4. работа с почтовыми службами;
4.5. контакты с вышестоящими/сторонними организациями (в том числе с выездом);
4.6. составление, редактирование текстов;
4.7. сверка, анализ, классификация, систематизация всевозможных данных;
4.8. разработка алгоритмов, структур, баз данных.