КТО ОНИ, СЕКРЕТАРИ?
Мы часто слышим «секретарь», «секретарь-референт», «секретарь офиса», «секретарь на reception», «секретарь-делопроизводитель», «офис-менеджер», но мало кто знает, какие отличия в обязанностях, знаниях и умениях существуют у этих, казалосьбы практически одинаковых вакансиях. Мы предлагаем ответы на этот вопрос – «кто они, секретари?».
Практически каждой организации нужен секретарь, поэтому спрос на этих работников устойчиво высок и, по прогнозам кадровых агентств, будет расти и в дальнейшем. Чем же руководствуется компания, подбирая сотрудника на должность секретаря, какие требования предъявляют к соискателю? Какие проблемы возникают у менеджеров по персоналу при подборе секретарей?
Секретарские должности, представленные сегодня на рынке труда, довольно разнообразны: секретарь приемной (секретарь на reception), секретарь отдела (офиса), секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель, персональный ассистент (личный помощник) руководителя. Самые востребованные из них — секретарь-референт, личный ассистент руководителя и секретарь приемной (45, 24 и 15 процентов запросов на рынке вакансий соответственно). Спрос на более высокую позицию — офис-менеджер — составляет около 10 процентов запросов.
В зависимости от размера и направления деятельности компании в ней могут быть представлены как все секретарские должности, так и только некоторые из них. В небольших российских компаниях должность секретаря приемной, как правило, отсутствует. Его обязанности выполняет секретарь-референт или офис-менеджер.
Какие они все-таки разные…
Вакансию СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ (секретаря на reception) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными и коммуникативными навыками.
Среди основных требований — уверенное пользование компьютером и офисной техникой, а также знание иностранного языка (для иностранных компаний или российских компаний, работающих с иностранными партнерами). Опыт не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом.
СЕКРЕТАРЬ ОТДЕЛА (ОФИСА) — наиболее распространенная должность по сравнению с другими на этом рынке труда. Требования к соискателям на эту позицию разнообразны и зависят от размера и направления деятельности компании. Но навыки работы с компьютером и оргтехникой нужны всегда, и довольно часто — опыт работы и знание иностранного языка.
Для СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА опыт работы обязателен. Иногда необходимыми требованиями к соискателю этой позиции являются высшее образование, в некоторых случаях профильное (юридическое, если предполагается сотрудничать в юридическом отделе, экономическое — для отдела продаж и т. д.), и знание иностранного языка (для западных или крупных российских компаний).
ОФИС-МЕНЕДЖЕР обеспечивает работу офиса, координирует работу секретарей и других «младших» сотрудников офиса, может заниматься вопросами аренды и ремонта офисного помещения. Обычно для соискателя на эту должность высшее образование и опыт работы входят в число обязательных требований.
Должность СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ существует в некоторых банковских, финансовых структурах, юридических компаниях и крупных организациях со значительным документооборотом. Для делопроизводителя важны профильное образование и навыки работы с документами. Профессиональные требования к персональному ассистенту (личному помощнику) руководителя в российских и иностранных компаниях схожи с требованиями к секретарю-референту. Прежде всего, персональный ассистент должен составлять рабочий график своего начальника, планировать процесс проведения деловых встреч, вести делопроизводство. Кроме этого личному помощнику важно обладать ответственностью, исполнительностью, обучаемостью.
Стоит отметить, что требования разных компаний-работодателей к возрасту и опыту персональных ассистентов варьируются: некоторые организации хотят видеть на этой позиции молодых амбициозных девушек с небольшим опытом работы, но желанием развиваться и делать карьеру, другие фирмы, наоборот, отдают предпочтение уже состоявшимся личностям с большим профессиональным опытом. Для иностранных компаний потенциальный кандидат на должность личного помощника руководителя — выпускник лингвистического вуза, получивший опыт работы на позиции секретаря отдела или секретаря – референта.
Если взглянуть на рынок предложений глазами кандидатов, то для них важной характеристикой потенциального места работы является перспектива карьерного роста или профессионального развития. Особенно это характерно для претендентов на позиции секретаря приемной и референта. Секретарские должности часто и небезосновательно рассматриваются как стартовые позиции. Именно в те организации, где существует возможность роста, приходят наиболее активные, подготовленные и образованные сотрудники. Для позиции персонального ассистента такая тенденции не характерна, так как эта позиция постепенно выделяется в самостоятельную профессию, требующую высокой квалификации.
Секретарь — должность, для которой в большинстве компаний характерна высокая текучесть кадров. Как работодателю обезопасить себя от постоянной смены сотрудников на этой позиции? Прежде всего, во время собеседования менеджеру по персоналу следует выяснить, с какими целями человек пришел в организацию. Молодежь чаще всего воспринимает секретарскую работу как первую ступень в карьере, их привлекает только возможность продвижения по служебной лестнице. В такой ситуации работодателю имеет смысл задуматься: насколько ему в данный момент выгодно развивать нового человека. Если же соискатель — профессиональный секретарь с опытом работы, которому вполне подходит предложенная позиция, вероятность того, что он скоро покинет компанию или перейдет на другую должность, гораздо ниже.
