РАЗЪЕЗДНАЯ РАБОТА

Подскажите, пожалуйста, какими первичными документами можно подтвердить суточные работника, работа которого имеет разъездной характер? При служебной командировке первичным документом является командировочное удостоверение, а при разъездном характере работы командировочное удостоверение не выдаётся. Тогда каким документом подтвердить суточные? Причём проживает этот работник в другом городе, т.е. не там, где находится предприятие-работодатель. Благодарю за ответ!
Командировкой в соответствии с трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Поездки работников, имеющих разъездной или подвижной характер работ, командировками не считаются. И, тем не менее, такие сотрудники постоянно направляются в служебные поездки.
Такие работники есть в любой организации — это водители, курьеры, экспедиторы, торговые представители и т. д., к этой же категории относятся дорожные рабочие, работники, обслуживающие путепроводы, передаточные устройства, проводники, стюардессы и пр.
Ввиду особого характера работ таким сотрудникам должны производиться доплаты компенсационного характера, нацеленные на покрытие расходов, связанных со служебными разъездами.
Особенности оплаты их труда связаны и с тем, что служебные поездки таких работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, с 6 октября 2006 г. регламентировано ст. 168.1 ТК РФ.
Работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведённые работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Обратим внимание на то, что, в отличие от суточных, выплачиваемых при командировках, размер суточных, причитающихся работникам, имеющим разъездной характер работ, не лимитирован и полностью включается в расходы на оплату труда (письма Минфина России от 29.08.2006 N 03–03–04/1/642, от 01.06.2007 N 03–03–06/1/358, от 24.04.2007 N 03–04–06–01/129, от 19.04.2007 N 03–03–06/1/250 и др.). Кроме того, названным работникам оправданно выдавать проездные билеты для разъездов по городу, мобильные телефоны, чтобы они всегда были на связи, и т. п. Соответствующие расходы можно будет учесть для налогообложения прибыли.
При разъездном характере работы, работникам выплачиваются суточные, которые компенсируют дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства: например, оплату проезда в городском транспорте, питание в столовых и ресторанах и т. п.
Минимальный и максимальный размер суточных законодательством не определён. Работодатель вправе установить суточные в любом размере, однако при этом необходимо учитывать их компенсационную природу, то есть указанная выплата действительно должна возмещать дополнительные расходы работника. Если размер суточных занизить, это приведёт к фактическому снижению заработка работника (произведённые в командировке расходы не будут компенсированы). Если завысить — фактический заработок работника необоснованно увеличится.
Суммы возмещения, причитающиеся работнику, имеющему разъездной характер работы, не облагаются НДФЛ, ЕСН, пенсионными взносами и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, как компенсации, связанные с выполнением должностных обязанностей (ст. ст. 217, 238 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, письма Минфина России от 21.08.2006 N 03–05–02–04/130, от 29.08.2006 N 03–05–01–04/252, от 24.04.2007 N 03–04–06–01/129).
Ныне действующая редакция Трудового Кодекса РФ такова, что названным работникам нецелесообразно выплачивать надбавку за разъездной характер работ, так как она, по мнению Минфина, не предусмотрена законодательно и в отношении надбавки льготы по НДФЛ и ЕСН действовать не будут. Предпочтительнее установить размер суточных этим сотрудникам на усмотрение организации. Вся сумма суточных списывается в затраты в налоговом учёте и не облагается «зарплатными» налогами (письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03–04–06–01/248).
Кроме того, следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Это означает, что как документооборот по разъездам, так и размеры компенсационных выплат определяются соглашением сторон трудового договора и локальными нормативными актами организации. Если данный вопрос не определён ни в трудовом договоре, ни в локальном акте, документами подтверждающими суточные при разъездном характере работы будут являться: квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.